Begin bij desaaiste workflow.
Het proces waar je het liefst mee begint, is bijna nooit het proces waar je het beste mee begint. Waarom herhaling wint van ambitie, en met welke vraag je jouw saaiste workflow in vijf minuten vindt.
Het spannendste proces is het slechtste startpunt.
Vraag een directie waar ze willen beginnen met automatiseren en je krijgt bijna altijd hetzelfde soort antwoord: iets met klantcontact, iets met een dashboard, iets dat je op een beurs kunt laten zien.
Begrijpelijk, want dat is het proces waar iedereen een mening over heeft. Alleen is dat precies wat het ongeschikt maakt. Waar iedereen een mening heeft, is er nog geen afspraak. Waar nog geen afspraak is, kun je niets automatiseren, want een automatisering is niets anders dan een afspraak die zichzelf uitvoert.
Het proces waar je wél mee begint is het proces waar niemand het over heeft. Het loopt elke dag, iedereen weet hoe het werkt, niemand vindt het leuk, en er is nooit discussie over hoe het hoort. Het staat op geen enkele agenda, precies omdat het werkt zoals het altijd al werkte.
Dat is geen bescheiden keuze. Het is de keuze met de hoogste kans dat er over drie weken iets draait, en dat is de enige valuta die telt bij een eerste project. Wat daarna komt is makkelijker, want dan heb je iets laten zien in plaats van iets beloofd.
Waarom saai wint.
Niet omdat het minder ambitieus is, maar omdat alle drie de dingen die een automatisering nodig heeft er al liggen.
Herhaling is waar het goed in is
Twintig keer per dag dezelfde handeling levert twintig keer per dag rendement op. Een indrukwekkend proces dat één keer per maand loopt, moet erg goed zijn voordat het iets terugverdient.
De regels zijn al bekend
Iemand doet dit werk elke dag, dus de regels zitten in zijn hoofd en niet in een workshop die nog moet komen. Dat scheelt de fase waarin een project meestal blijft hangen: het gesprek over hoe het eigenlijk zou moeten.
Er brandt niets als het misgaat
Een eerste automatisering doet dingen die je niet had voorzien. Bij een saaie workflow merk je dat en herstel je het. Bij het proces waar je grootste klant aan hangt, merkt je grootste klant het.
Hoe je die van jou vindt
Vraag het niet in een vergadering. "Wat zouden we kunnen automatiseren?" levert strategische antwoorden op, en strategische antwoorden gaan over het spannende proces.
Vraag het anders. Loop langs de mensen die het werk doen en stel één vraag: wat heb je deze week gedaan dat je volgende week liever niet nog een keer doet? Je krijgt geen visie terug maar een lijstje, en op dat lijstje staat drie keer hetzelfde. Dat is hem.
Eén nuance, want saai is niet hetzelfde als klein. Als de saaiste workflow twee keer per jaar langskomt, is hij het ook niet. Waar je naar zoekt is saai én vaak: het werk dat zo gewoon is geworden dat niemand het meer opmerkt, maar dat wel elke week uren kost. Hoe je die uren optelt staat in de note over de werkbon, en wat het bouwen ervan kost staat hier.
En dan nog dit: het saaie proces is bijna nooit het proces dat de directie noemt. Dat is geen probleem, dat is de reden dat het er nog ligt.
Weet je welke workflow het is? Dan zijn we snel klaar.
Eén proces, één gesprek. Binnen 48 uur ligt er een schriftelijke afbakening met het aantal modules en een vaste prijs.