Van papieren werkbonnaar factuur.
Het werk is dinsdag klaar en de factuur gaat negen dagen later de deur uit. Waar die dagen heen gaan, wat er onderweg verdwijnt, wat ervoor in de plaats komt, en met welk getal je zelf kunt nagaan of dit bij jou ook speelt.
Klaar op dinsdag. Gefactureerd negen dagen later.
Neem één werkbon en volg hem. Niet de bon van een bepaalde klant, maar de route die een bon in veel buitendiensten aflegt.
Een monteur rondt dinsdagmiddag een storing af. Hij schrijft de uren op, noteert welke onderdelen erin zijn gegaan, laat de klant tekenen en legt de bon op het dashboard. Het werk is klaar en alles wat je erover wilt weten is op dat moment bekend.
Vanaf dat moment gebeurt er anderhalve week niets meer met dat werk, behalve dat het van hand tot hand gaat. De bon reist mee in de bus, komt vrijdag op kantoor, ligt maandag op een stapel, wordt dinsdag overgetypt en gaat donderdag als factuur de deur uit.
Van die negen dagen had er één met het werk te maken. De rest is transport, stapels en overtypen. En bij elke overdracht kan er iets af vallen: een uur dat niemand meer precies weet, een onderdeel dat niet is afgeboekt, een handtekening waar achteraf discussie over ontstaat.
Waar de week van een bon heen gaat.
Vijf momenten, waarvan er één over het werk gaat.
Wat er ondertussen niet gebeurt
Kantoor weet niet dat het werk klaar is, de busvoorraad klopt niet meer, en de planner ziet pas volgende week dat deze storing meer tijd kostte dan ingepland.
Het werk is klaar
De monteur schrijft uren en materiaal op de bon en laat de klant tekenen. Dit is het enige moment waarop alles compleet en vers is.
De bon komt op kantoor
Drie dagen reist hij mee in de bus. Wie eerder wil weten of het werk gedaan is, belt de monteur en onderbreekt hem bij de volgende klus.
Hij ligt op een stapel
Samen met de bonnen van de andere monteurs. De volgorde is die van het inleveren, niet die van wat het snelst gefactureerd moet worden.
Iemand typt hem over
Uren in de urenregistratie, materiaal van de busvoorraad af, opmerkingen in het klantdossier. Onleesbaar handschrift wordt een telefoontje.
De factuur gaat eruit
Negen dagen na het werk. De klant weet nog dat er iemand is geweest, maar niet meer precies wat er is gedaan, en dus komt er vaker een vraag terug.
Wat er onderweg verdwijnt.
Niet spectaculair, wel elke week opnieuw, en op vier plekken tegelijk.
Uren die niemand meer weet
Wat op de bon staat is wat de monteur zich aan het eind van de dag herinnerde. Het kwartier wachten op de sleutel en het extra ritje naar de groothandel staan er zelden op.
Materiaal dat niet is afgeboekt
De onderdelen zijn uit de bus, maar de voorraad in het systeem weet dat pas als iemand het overtypt. Tot die tijd bestelt de planner op cijfers die niet kloppen.
Een akkoord dat je niet hard kunt maken
Een krabbel op papier volstaat tot er discussie komt over wat er precies is afgesproken. Dan is er geen tijdstip, geen naam en geen foto van de situatie.
Facturatie die op een stapel wacht
Elke dag tussen werk en factuur is een dag dat je je eigen werk voorfinanciert, en een dag waarin de klant het bezoek verder vergeet.
Wat er in de plaats komt.
Dezelfde bon, maar vastgelegd op het moment dat alles nog klopt. De rest volgt daaruit.
Vastleggen waar het gebeurt
Uren, materiaal, foto's en een handtekening met tijd en naam, op de telefoon die de monteur toch al vasthoudt. Eén begeleide stroom, geen formulier van drie schermen.
Voorraad die meteen klopt
Wat van de bus af gaat, gaat van de voorraad af. De herbestellijst vult zichzelf, dus de volgende monteur staat niet voor een leeg vak.
Kantoor weet het dezelfde dag
De planner ziet dat het werk klaar is en hoe lang het duurde, zonder te bellen. Uitloop is zichtbaar terwijl er nog iets aan te doen is.
Een conceptfactuur die klaarstaat
Zodra de bon is goedgekeurd, staat de factuur klaar in de boekhouding. Iemand kijkt ernaar en verstuurt hem; niemand typt hem over.
En wat het niet vraagt.
Vier aannames die dit soort trajecten vaak duur en traag maken, en hier niet gelden.
Geen nieuw pakket
Je planning, je boekhouding en je voorraad blijven waar ze staan. Wat we bouwen legt de verbinding; het vervangt niets waar je team al mee overweg kan.
Geen tablet die niemand meeneemt
Het draait op de telefoon die de monteur al bij zich heeft, en het werkt door als er in een kruipruimte geen bereik is.
Geen formulier van drie schermen
Hoe meer velden, hoe minder er wordt ingevuld. We vragen alleen wat planning, voorraad en facturatie echt verder helpt.
Geen big bang
Begin met één type opdracht: storingen, of juist gepland onderhoud. Wat daar werkt breid je uit, en wat niet werkt heeft weinig gekost.
Wat je meet, en waar het niet aan ligt
Er is één getal dat dit hele verhaal samenvat: de tijd tussen het afgeronde werk en de verstuurde factuur. Pak je laatste tien bonnen, zet er twee datums naast, en je hebt hem. Daarna komen er drie direct achteraan: hoeveel bonnen er terugkomen omdat er iets ontbrak, hoe vaak de busvoorraad niet bleek te kloppen, en hoeveel telefoontjes er nodig waren om te weten of iets af was.
Meet ze een maand lang voordat er iets verandert. Zonder dat nulpunt bestaat de verbetering straks alleen als gevoel, en gaat het gesprek over of het geholpen heeft in plaats van over wat de volgende stap is.
Waar het niet aan ligt. Komen de bonnen laat binnen omdat er te weinig monteurs zijn, dan lost software dat niet op. En heeft niemand op kantoor tijd om een conceptfactuur na te kijken, dan verschuift de stapel alleen van papier naar scherm. Dit werkt wanneer het overtypen het knelpunt is, en niet wanneer dat overtypen het enige controlemoment is dat je hebt.
Meer over dit soort workflows staat op Technische buitendienst, en de kant van de administratie op Boekhoud- & financeteams. Wil je eerst weten wat zoiets kost, dan staat dat in de vorige note, over wat het automatiseren van één proces kost.
Pak je laatste tien bonnen. Dan weten we genoeg.
Twee datums per bon en we kunnen zeggen of hier iets te halen valt. Binnen 48 uur ligt er een schriftelijke afbakening met het aantal modules en een vaste prijs.